Corporate Information Management

Inti dari persaingan di era globalisasi saat ini adalah pada kemampuan perusahaan dalam meningkatkan kualitas proses penciptaan produk dan jasanya dari hari ke hari. Produk atau output fisik saja tidaklah cukup untuk dapat memuaskan pelanggan dewasa ini tanpa “dibungkus” dengan pelayanan yang prima dari perusahaan. Sejumlah riset manajemen memperlihatkan bahwa fokus persaingan akan terletak pada kemampuan perusahaan dalam menciptakan produk dan jasa yang lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah dibandingkan dengan para pesaingnya. Oleh karena itulah maka perusahaan dewasa ini dituntut untuk lebih berorientasi pada proses atau “process oriented”, sebagai pembeda dari perusahaan jaman dahulu yang cenderung pada “funtional oriented”. Artinya adalah bahwa dewasa ini struktur organisasi perusahaan harus dirancang sedemikian rupa agar dapat menunjang proses utama (core processes) maupun aktivitas penunjang (supporting activities) yang telah didesain untuk berkompetisi. Dengan kata lain, struktur organisasi harus mengikuti “struktur” proses perusahaan agar mekanisme bisnis dapat berjalan secara efektif. Keseluruhan relasi antar elemen organisasi yaitu proses, struktur organisasi, sumber daya manusia, dan teknologi pada akhirnya akan menentukan kekuatan dari sebuah perusahaan dalam menghadapi persaingan.

Proses Manajemen Informasi Perusahaan

Proses pengelolaan teknologi informasi pun harus terlebih dahulu didefinisikan oleh perusahaan sebelum yang bersangkutan dapat merancang struktur divisi atau unit teknologi informasi yang sesuai; karena secara prinsip, terlepas dari jenis atau bentuk struktur organisasi unit teknologi informasi, sejumlah proses tata kelola harus dimiliki oleh perusahaan.

Perancangan dan Organisasi

Terdapat 11 (sebelas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut: 

1. Menyusun Rencana Strategis Teknologi Informasi 
2. Mendefinisikan Arsitektur Informasi Korporat 
3. Menentukan Arah Perkembangan Teknologi 
4. Merancang Struktur Organisasi Teknologi Informasi 
5. Mempertimbangkan Investasi Teknologi Informasi 
6. Mengkomunikasikan Arah dan Sasaran Manajemen 
7. Mengembangkan Sumber Daya Manusia 
8. Menjamin Pemenuhan Standar Eksternal 
9. Mengkaji Resiko 
10. Mengelola Proyek Teknologi Informasi 
11. Memelihara Kualitas 

Pengadaan dan Implementasi

Terdapat 6 (enam) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasikan Solusi bagi Perusahaan 
2. Mengadakan dan Memelihara Perangkat Lunak Aplikasi
3. Membangun dan Mengembangkan Infrastruktur Teknologi 
4. Menyusun Prosedur Kerja dan Pemeliharaan 
5. Mengakreditasi Sistem 
6. Mengelola Perubahan

Penyelenggaraan dan Pelayanan

Terdapat 13 (tiga belas) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Menentukan Standar Kepuasan 
2. Memonitor Keterlibatan Pihak Ketiga 
3. Menjaga Kinerja dan Kapasitas 
4. Menjamin Pelayanan yang Berkesinambungan 
5. Mengelola Sistem Keamanan 
6. Mengidentifikasikan dan Mengalokasikan Biaya 
7. Mendidik dan Melatih Pengguna 
8. Membantu Pelanggan Sistem 
9. Memantau Konfigurasi 
10. Mengatasi Keluhan dan Masalah 
11. Mengelola Data 
12. Mengelola Fasilitas 
13. Mengelola Operasi

Pengawasan dan Evaluasi

Terdapat 4 (empat) proses tata kelola teknologi informasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Memantau Keseluruhan Proses 
2. Mengkaji Ketersediaan Kontrol Internal 
3. Menyediakan Penjamin Independen 
4. Mempersiapkan Tim Audit Independen

Paling tidak ada 4 (empat) fungsi yang harus dimiliki oleh perusahaan dalam hal pengelolaan terhadap informasi perusahaan yang dimilikinya :

1. Planning Function, yang bertanggung jawab terhadap proses perencanaan kebutuhan teknologi informasi agar sejalan dengan rencana bisnis dan kebutuhan korporat;
2. Implementation Function, yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses penerapan dan penyelenggaraan aplikasi teknologi informasi agar dapat berjalan sesuai dengan keinginan; 
3. Supports and Services Function, yang bertanggung jawab terhadap berbagai aktivitas penunjang dan pelayanan para pengguna yang membutuhkan pertolongan dalam menggunakan teknologi informasi; dan 
4. Monitoring Function, yang merupakan suatu aktivitas pengawasan agar keseluruhan proses berjalan sesuai dengan aturan main yang berlaku sehingga tercipta kualitas tata kelola yang diharapkan.

Sumber :
http://if-unpas.org/donlot/MTI/Semester_1/Bahan%20Pak%20Eko%20Indrajit/NEXT-REI-SGU-Book-ManajemenOrganisasiTeknologiInformasi.doc

www.google.com